In urma cu cateva zile am realizat un interviu cu Elian Solutions despre implementarea Green Toner, un grup de firme ce furnizeaza consumabile echipamente IT si de birou, ba chiar preseteaza si servicii si implementeaza solutii din sfera IT.
1. Am văzut că sediul central al GreenToner este în Timiș. Cum decurge colaborarea cu companii din afara Bucureștiului?
În momentul de față, colaborarea la distanță nu mai este o problemă, datorită tehnologiilor și internetului de mare viteză. Prezența fizică la client este necesară în perioada de analiză a afacerii, când se realizează interviurile cu utilizatorii. Ulterior, putem asigura suport în condiții bune conectându-ne la serverul clientului sau la stațiile de lucru ale utilizatorilor.
2. Care sunt zonele din țară în care aveți cele mai multe implementări?
Avem implementări în toate zonele din țară, dar zonele în care avem cele mai multe proiecte sunt București, urmat de Banat și Ardeal. În ultima vreme însă, și zona Moldovei se apropie de top, avem aici o implementare de mari dimensiuni.
3. Care a fost principalul motiv pentru care Green Toner a apelat la un sistem ERP?
Green Toner avea deja implementat sistemul Microsoft Dynamics CRM, care este foarte eficient pe partea de relații cu clienții, dar care nu deține funcționalități în ceea ce privește gestionarea stocurilor. Având în vedere că Green Toner are un nomenclator de circa 20.000 de articole, era evident nevoie de un sistem ERP care să poată gestiona optim stocurile – prin corelarea aprovizionării cu livrarea, prin stabilirea unor niveluri minime de stoc, prin automatizarea unor fluxuri inter-companii.
În aceste condiții, alegerea soluției Microsoft Dynamics NAV a fost una firească, întrucât aceasta poate susține logica de business necesară pentru stocuri și are un conector care permite cu ușurință integrarea cu Dynamics CRM.
4. Care sunt în general top 3 motive pentru care clienții apelează la un sistem ERP? Cum s-au schimbat aceste motive în ultimii ani?
În primul rând, clienții optează pentru un sistem ERP atunci când sistemele informaționale pe care le dețin nu mai pot face față nevoilor. Scenariul tipic este următorul: există mai multe aplicații, pentru contabilitate, aprovizionare, clienți etc., acestea nu comunică între ele și nu există o centralizare a informației. Nu se poate realiza o urmărire adecvată a cheltuielilor pe centre de cost, nu se pot optimiza stocurile, nu există un control al managementului asupra operațiunilor.
Un al doilea motiv este greutatea cu care se obțin raportările ad-hoc, analizele în timp real. De obicei, aplicațiile clasice vin cu un set predefinit de rapoarte și e greu să obții și alte informații din aplicație – dacă nu sunt oferite de aceste rapoarte. Sistemele ERP sunt mult mai flexibile din acest punct de vedere, informația se poate obține prin filtrări, sub formă de diagrame, prin instrumente de tip Business Intelligence.
Al treilea motiv ține de revoluția IT în general. Utilizatorii, mai ales prin intermediul smartphone-ului, s-au obișnuit să poată accesa informația de oriunde, să fie permanent conectați prin internet. Sistemele ERP au deja aceste facilități, pot fi accesate prin browsere și de pe diverse dispozitive (tabletă, smartphone).
În ceea ce privește evoluția motivelor, observăm că a crescut interesul pentru interfațarea sistemelor cu alte aplicații. E important ca sistemul ERP să poate transfera ușor informații dinspre și către alte aplicații.
De asemenea, designul interfeței devine din ce în ce mai important. Utilizatorul vrea un sistem ”prietenos”, prin care se poate naviga cu ușurință. Din acest punct de vedere, Dynamics NAV stă foarte bine; fiind un produs Microsoft, interfața e similară cu produsele din pachetul Office, care sunt utilizate practic de toată lumea.
5. Detalii implementare – durată, număr licențe, personalizări cerute de client.
Implementarea a durat 3 luni. În ce privește personalizările, clientul a dorit să aibă diverse automatizări care să-i ușureze munca. De exemplu, atunci când stocul pentru un anumit articol ajunge sub un anumit nivel, se trimite pe email o înștiințare către o persoană responsabilă. Sau, la crearea unei comenzi de vânzare, se creează automat o comandă de cumpărare către furnizor. La sosirea unei mărfi în depozit, apare iarăși o notificare către responsabilul cu achiziția, dar și către responsabilul cu vânzarea. Există notificări automate și pentru clienții care au facturi cu scadență depășită.
Personalizările pe această implementare pot fi date ca exemplu de customizare inteligentă a sistemului, în sensul că pe logica de business s-au folosit funcționalitățile standard Dynamics NAV, care sunt foarte stabile, iar personalizările au creat în mod clar plusvaloare pentru client.
6. Cum diferă implementarea pentru un distribuitor IT față de cele pentru companii din alte domenii?
A existat o înțelegere mai bună a aspectelor tehnice privind implementarea, cerințele de afaceri au fost mai clare și mai bine definte încă de la început. Acest lucru se vede și în activitatatea de suport. De obicei, în primele luni de după implementare există multe solicitări pentru suport, utilizatorii nu înțeleg încă pe deplin sistemul și apar destul de multe frustrări. În cazul implementării de la Green Toner, tranziția a fost mult mai ușoară.
7. Care sunt rezultatele implementării?
Implementarea a generat în mod evident o creștere a productivității muncii prin intermediul automatizărior pe care le-am menționat. Stocurile acum pot fi optimizate, ceea ce duce la scăderea
cheltuielilor. Ca activitate secundară, compania realizează și o serie de servicii, care trebuie urmărite la nivel de proiect; e vorba de activități de livrare de echipamente cu instruire, serviciu la client, training, realizarea de software etc. Acum, prin Dynamics NAV e posibilă alocarea și planificarea resurselor pe fiecare proiect în parte, cu urmărirea cheltuielilor și veniturilor, ceea ce înainte nu era posibil.
8. Care sunt cele mai noi inovații în segmentul ERP, raportat la Dynamics NAV? Când este programată următoarea versiune și pe ce credeți că va pune accent?
Dynamics NAV a evoluat constant, de la an la an, dar în ultima vreme ritmul evoluției a crescut. În fiecare an se lansează o nouă versiune majoră de produs, iar aproape lunar apar versiuni intermediare, cu mici corecții și îmbunătățiri.
În ceea ce privește elementele inovatoare din Dynamics NAV, integrarea este cuvântul cheie; sistemul este mult mai ușor de integrat cu alte aplicații – Dynamics CRM, Office 365, SharePoint etc. De asemenea, sunt și noutăți precum managementul documentelor folosind tehnologia OCR (Optimal Character Recognition). Tehnologia OCR e chiar spectaculoasă – primești o factură de la un furnizor, o scanezi și ea devine o factură gata completată, în Dynamics NAV. O altă noutate este funcționalitatea de fluxuri de lucru, care este flexibilă. Practic, în sistem poți defini pașii pentru realizarea unor operațiuni precum: aprobarea unor comenzi de cumpărare, aprobarea unor plăți. Cu fluxurile de lucru, controlul proceselor este mult mai bine definit.
Următoarea versiune de Dynamics NAV, NAV 2017 e preconizată să apară în ocombrie 2016 și va avea un suport mai bun pentru tehnologia Cloud. Ce mai știm acum e că se va continua trendul de integrare cu celelalte produse Microsoft. Totuși, până acum Microsoft nu a dezvăluit prea multe, foarte posibil să fie și multe alte îmbunătățiri funcționale.
9. Vă rugăm să ne oferiți mai multe detalii despre compania Green Toner.
De fapt, vorbim de un grup de firme, format din Green Toner și Printopia. Împreună, pe anul 2015, au însumat o cifră de afaceri de peste 9 milioane de RON. Principalul obiect de activitate este furnizarea de consumabile, echipamente IT şi de birou, precum şi prestarea de servicii şi implementarea de soluţii din sfera IT; servicii de instalare de licențe software, instalare de echipamente, instruire etc.